Operat elektroniczny: jak przekonać nieprzekonanych?

Choć stosowanie e-operatu oznacza wymierne korzyści zarówno dla wykonawców, jak i PODGiK-ów, to ostatnio ich popularyzacja mocno wyhamowała. Dlaczego tak się dzieje i co zrobić, by upowszechnić wykorzystanie tego dokumentu, dyskutowano 29 czerwca podczas otwartej wideokonferencji głównego geodety kraju.

Zalety e-operatu (fragment prezentacji GODGiK w Krakowie)

Zalety e-operatu (fragment prezentacji GODGiK w Krakowie)

W spotkaniu uczestniczyło blisko 1,2 tys. osób. Już na samym wstępie GGK Waldemar Izdebski po raz kolejny przypomniał, że zgodnie z obowiązującym od 22 sierpnia ubiegłego roku nowym rozporządzeniem ws. standardów geodezyjnych stosowanie operatów elektronicznych jest obowiązkowe. Przepisy przejściowe dopuszczają jednak składanie przez wykonawców dokumentów papierowych, ale tylko do końca tego roku. Od 1 stycznia analogowy operat nie będzie mógł zatem zostać przyjęty do PZGiK.

Tymczasem na pół roku przed tym terminem tylko 41% dokumentów składanych jest w tej formie. Co więcej, w maju br., po kilku miesiącach wzrostów, wskaźnik ten utrzymuje się na mniej więcej stałym poziomie.

Same zalety

Hamującą popularyzację operatów elektronicznych potwierdzają uczestniczący w konferencji przedstawiciele PODGiK-ów. W ich ocenie jest to o tyle dziwne, że to przecież wykonawcy czerpią największe korzyści ze stosowania tego typu dokumentów. Tomasz Powroźnik – dyrektor PODGiK w Poznaniu, zwraca uwagę, że dzięki temu weryfikacja jest szybsza, a geodeta w ogóle nie musi pojawiać się w urzędzie. Mariusz Suwaj z GODGiK w Krakowie do listy zalet dodał m.in. oszczędność na zakupie materiałów biurowych czy możliwość przesyłania operatów o dowolnej porze dnia, z dowolnego miejsca.

Popularyzacja e-operatów to korzyści również dla PODGiK-ów. Geodeta powiatu warszawskiego zachodniego Dariusz Pręgowski zwraca uwagę, że dzięki nim w starostwie wreszcie przestało pęcznieć archiwum materiałów analogowych. Z kolei w ocenie Mariusza Suwaja elektroniczne operaty znacznie odciążają pracowników ośrodków, usprawniają wymianę dokumentów, ułatwiają weryfikację, a w czasie pandemii pozwalały przejść w szerszym zakresie na pracę w trybie zdalnym.

Przedstawiciele PODGiK-ów byli podczas konferencji zgodni – by e-operat był powszechnie stosowany, trzeba podejmować działania, aby popularyzować jego wykorzystanie wśród wykonawców. Należy im nie tylko zwracać uwagę na zalety tego typu dokumentów i pomagać w ich przygotowaniu, ale także przypominać, że już od 1 stycznia stosowanie papieru będzie niemożliwe.

Kwestie techniczne nie są problemem

Jednym z powodów małej popularności e-operatów mogą być problemy techniczne z jego przygotowaniem, podpisaniem i przesłaniem do PODGiK. To jednak – jak przekonywali uczestnicy konferencji – nie przysparza większych trudności. Dużym ułatwieniem przygotowanym specjalnie dla geodetów jest oprogramowanie GeoOrganizer opracowane przez firmę Softline. Pozwala ono w intuicyjny sposób skompletować poszczególne składowe operatu (nawet jeśli są zapisane w różnych formatach), ustalić kolejność dokumentów, scalić je w jeden PDF wraz z numeracją stron i spisem treści oraz złożyć na nim podpis elektroniczny. Jeszcze do niedawna do korzystania z tego narzędzia mogła zniechęcać cena, ale – jak podczas konferencji GUGiK zapowiedział Jerzy Biegalski z firmy Softline – już od 1 lipca będzie można pobrać darmową roczną wersję GeoOrganizera.

Na spotkaniu głos zabrali także twórcy systemów do prowadzenia PZGiK z firm Comarch, Geo-System oraz Systherm-Info, którzy pokazywali, jak prosta jest praca z e-operatami w ich rozwiązaniach informatycznych.

Przedstawiciele niektórych PODGiK-ów uczulali natomiast wykonawców, by podczas przygotowania operatów elektronicznych szczególną uwagę zwracali na jakość i czytelność skanów, bo z tym wciąż bywają problemy.

Pewną barierą technologiczną dla niektórych geodetów może być podpisywanie operatów powyżej 10 MB. Przy użyciu darmowego Profilu Zaufanego jest to niemożliwe – jedyne rozwiązanie to płatny podpis kwalifikowany. Jak jednak pokazują statystyki firmy Geo-System z powiatów wykorzystujących jej system ePODGiK, coraz więcej geodetów uznaje, że koszt ten warto ponieść. W czerwcu już średnio 62% e-operatów opatrywanych jest bowiem podpisem kwalifikowanym.

Kwestie prawne wymagają doprecyzowania

W ocenie części dyskutantów do stosowania e-operatów mogą zniechęcać wykonawców nieprecyzyjne przepisy. Dyskusję zdominowała kwestia poprawiania drobnych błędów w operacie, które wychodzą na jaw np. dopiero po pozytywnej weryfikacji pracy. W części ODGiK-ów przyjęto praktykę, że w takim przypadku korekty mogą być wnoszone bez konieczności ponownego zgłaszania pracy. Przy operacie elektronicznym takie działanie jest już jednak niemożliwe. Pomorski WINGiK Andrzej Żylis podkreślił, że niezależnie od postaci operatu takie praktyki są bezprawne. GGK obiecał z kolei, że przeanalizuje problem pod kątem przygotowania stosownych regulacji.

Wątpliwości geodetów budzi także kwestia załączania do operatów elektronicznych kopii oryginałów dokumentów analogowych, np. protokołów z ustalania granic. Pojawia się pytanie, gdzie, w jaki sposób i jak długo przechowywać oryginały. Niejasności w tym zakresie sprawiają, że przy pracach prawnych część geodetów, dopóki może, woli składać operat papierowy. Wtedy jest jasne, że oryginały trafiają do PODGiK.

Podczas konferencji padło także pytanie o papierowy operat, który po 1 stycznia 2022 r. zostanie zwrócony geodecie do poprawy. Czy wówczas wykonawca może oddać poprawione materiały w tej samej formie? Zdaniem GGK nie, bo przepisy stanowią jasno, że od nowego roku przyjmowane mogą być już tylko e-operaty.

Na konferencji pytano również, czy załączany do e-operatu skan odręcznie wykonanego szkicu polowego musi posiadać odręczny podpis kierownika pracy. W ocenie GGK takiego obowiązku nie ma. Wystarczy bowiem, że cały operat elektroniczny jest opatrzony jednym podpisem elektronicznym.

Geodeci w większości gotowi

Raptem pół roku pozostało wykonawcom i PODGiK-om, by przekonać się do e-operatu. Patrząc na obecny poziom wykorzystania tego dokumentu, wydaje się, że czasu jest niewiele. Podczas wideokonferencji część przedstawicieli ośrodków było jednak dobrej myśli. Na przykład chodzieski geodeta powiatowy Janusz Rogala stwierdził, że na statystyki GUGiK warto patrzeć z dystansem. Jest bowiem wielu geodetów, którzy już teraz są gotowi do stosowania e-operatu, choć z przyzwyczajenia bądź innych względów trzymają się jeszcze papieru. Z cyfryzacją tego zagadnienia z pewnością nie warto jednak czekać do ostatniej chwili.

Chcesz być na bieżąco z wydarzeniami w geodezji i kartografii? Zapisz się na newsletter!

Jerzy Królikowski