Praca zdalna w powiatowej geodezji? Wystarczy chcieć

Przybierająca na sile epidemia koronawirusa sprawia, że coraz więcej urzędów przechodzi na pracę zdalną. Jak zrobić to sprawnie i – co najważniejsze – bezpiecznie? O tym dyskutowano podczas czwartkowego (5 listopada) seminarium GUGiK.

fot. Pixabay

Prezentacja Michała Onaszkiewicza

Prezentacja Marka Ślązaka

Już na wstępie główny geodeta kraju Waldemar Izdebski zaznaczył, że przejście na pracę zdalną ani nie jest dużym problemem organizacyjnym, ani nie musi generować sporych kosztów. GUGiK funkcjonuje w tym trybie już od marca i obecnie nawet 95% jego pracowników działa z domu.

Po pierwsze, bezpieczeństwo

O szczegółach przejścia GUGiK na pracę zdalną mówił Michał Onaszkiewicz. W jego ocenie najprostszym rozwiązaniem jest zapewnienie pracownikom dostępu do zdalnego pulpitu, dzięki czemu z domowego komputera mogą korzystać dokładnie tak samo jak ze sprzętu znajdującego się w siedzibie ich urzędu, i to bez konieczności przegrywania danych czy instalowania specjalistycznych aplikacji.

Kluczowe jest jednak przygotowanie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności dotyczących połączenia, w czym najlepiej sprawdza się sieć VPN (Virtual Private Network). Jak w toku dyskusji zwrócił uwagę Jacek Łaguz z firmy Geomatyka-Kraków, głośne ostatnio przypadki ataków hakerskich na powiatowe systemy geodezyjne (opisaliśmy je TU i TU) były właśnie konsekwencją braku takiego rozwiązania. W ocenie Michała Onaszkiewicza warto także pomyśleć o dodatkowych metodach uwierzytelniania użytkowników VPN, np. przez e-mail, SMS czy token.

Z dyskusji towarzyszącej webinarium wynika, że jednym z podstawowych problemów utrudniających przejście powiatów na pracę zdalną jest brak możliwości zapewnienia pracownikom służbowych laptopów. Jednak zdaniem Michała Onaszkiewicza nic nie stoi na przeszkodzie, by korzystali oni z własnego sprzętu. W takim przypadku pracodawca powinien jednak przeprowadzić choćby pobieżny audyt tych urządzeń, np. pod kątem ochrony przez wirusami czy aktualności systemu operacyjnego. Dodatkowym zabezpieczeniem może być podmiana DNS-ów lub zablokowane dostępu do internetu na czas połączenia VPN bądź wyłączenie zbędnych lub potencjalnie niebezpiecznych funkcji, np. kopiuj/wklej. „Jeśli odpowiednio zabezpieczymy sprzęt i połączenie, praca zdalna jest naprawdę bezpieczna, a dużo większe zagrożenie może stanowić chociażby włamanie się do skrzynki e-mail czy phishing [oszustwo polegające na podszyciu się pod inną osobę lub instytucję w celu wyłudzenia informacji – red.]” – stwierdził Michał Onaszkiewicz.

Po drugie, komunikacja

Nie mniej ważne jest zapewnienie efektywnej komunikacji z biurem oraz między poszczególnymi pracownikami. Podstawą jest oczywiście szybki i stabilny internet. Zdaniem Michała Onaszkiewicza najlepszym rozwiązaniem jest internet stacjonarny, choć w mniej zurbanizowanych regionach korzystniejszym wyborem (a czasem nawet jedynym) bywa sieć komórkowa. W tym drugim przypadku warto kupić startery poszczególnych operatorów i porównać jakość internetu, bo różnice bywają niekiedy znaczące – podkreśla Michał Onaszkiewicz.

Jeśli chodzi o narzędzia do zdalnej komunikacji, to po porównaniu dostępnych rozwiązań do prowadzenia wideokonferencji GUGiK zdecydował się na platformę Zoom. Bardziej podstawowa wymiana informacji prowadzona jest zaś przez mobilną aplikację WhatsApp. „W wielu przypadkach to znacznie skuteczniejsze rozwiązanie niż choćby wysyłanie e-maili” – zaznaczył GGK.

Po trzecie, e-usługi

O tym, jak przejście na pracę zdalną wygląda z perspektywy starostwa, opowiadał geodeta powiatowy z Mińska Mazowieckiego Marek Ślązak. Nieocenioną pomocą są tu e-usługi, których na przestrzeni ostatniej dekady w mińskim PODGiK-u wdrożono już kilkanaście. Dzięki nim wiele spraw załatwianych jest automatycznie, bez udziału urzędnika, co pozwala skierować pracowników do bardziej istotnych zadań.

„W 2019 roku nasze geodezyjne e-usługi obsłużyły ponad 12,5 tys. spraw, co oznacza, że właśnie tyle razy obywatel nie musiał przychodzić do urzędu i angażować naszych pracowników” – zaznaczył Marek Ślązak. W jego ocenie e-usługi najlepiej wdrażać stopniowo i warto to robić nawet wtedy, gdy zasób nie jest jeszcze w pełni zinformatyzowany. „W pewnym momencie pandemia całkowicie przetrzebiła nasze kadry. Ale dzięki e-usługom nawet wtedy obywatele mogli bez problemu załatwić u nas wiele spraw” – podkreślił miński geodeta powiatowy.

W trakcie dyskusji przedstawiciele kilku powiatów zwracali uwagę, że problemem w przejściu na pracę zdalną jest wciąż niewielka popularność e-usług – zarówno wśród geodetów, jak i reszty obywateli. Marek Ślązak przyznał, że początkowo również w powiecie mińskim niektóre usługi były rzadko użytkowane, choć ostatnio bardzo szybko się to zmienia. Przykładowo, już ponad 70% operatów składanych jest tu w wersji elektronicznej.

Konkretnym problemem zasygnalizowanym przez uczestników dyskusji jest nierespektowanie przez sądy wypisów i wyrysów z EGiB w postaci elektronicznej. GGK ocenił, że brak jest podstaw prawnych do takich praktyk, dlatego podejmie działania w tej sprawie.

Zdalnie, ale czy równie sprawnie?

Podczas webinarium jak bumerang wracał temat wydajności pracy urzędów podczas pandemii. Pomorski WINGiK Andrzej Żylis czy geodeta powiatu warszawskiego zachodniego Dariusz Pręgowski podkreślali, że w przypadku ich urzędów tempo załatwiania urzędowych spraw nie spadło. Ale już na przykład w mocno zinformatyzowanym mińskim PODGiK-u pojawiły się problemy z terminową weryfikacją prac geodezyjnych. Bezpośrednią przyczyną nie było tu jednak samo przejście na pracę zdalną, ale tymczasowe braki kadrowe.

Inne powiaty również tego doświadczają i gdy w najbliższą sobotę wejdą w życie kolejne rządowe obostrzenia, problem zapewne się pogłębi. To głównie za sprawą zamknięcia szkół, co zmusi część urzędników do opieki nad dziećmi. Dlatego na webinarium padł postulat, by tymczasowo wydłużyć lub znieść ustawowe terminy weryfikacji prac geodezyjnych. „Nie przesądzam, czy się do tego przychylimy. Będziemy to rozważać” – krótko skomentował tę propozycję Waldemar Izdebski.

Powrotu do starego już nie będzie

„Skoro od kilku miesięcy urzędy centralne bez problemu pracują zdalnie, to nie widzę przeszkód, by powiatowe wydziały geodezji również działały w tym trybie. Trzeba tylko chcieć” – podkreślił GGK. Dodał, że sprzyjają temu niedawne zmiany w prawie geodezyjnym.

Obecna na webinarium Anna Kornecka – nowa wiceminister rozwoju odpowiedzialna za geodezję, stwierdziła z kolei, że wiele wskazuje na to, iż praca zdalna będzie naszą rzeczywistością przynajmniej przez kilka najbliższych miesięcy. Ale epidemia przyspieszyła zmiany, które i tak weszłyby w życie. W Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii trwają zresztą prace nad przepisami, które mają jeszcze bardziej zwiększyć elektronizację postępowań administracyjnych – zapowiedziała wiceminister.

W webinarium GUGiK udział wzięło około 1,2 tys. osób – przedstawicieli Służby Geodezyjnej i Kartograficznej oraz wykonawców prac geodezyjnych.

Jerzy Królikowski

Chcesz być na bieżąco z wydarzeniami w geodezji i kartografii? Zapisz się na newsletter!