Czy dokument podpisany elektronicznie 4 lata temu jest ważny?

Podpisy elektroniczne, w tym podpisy kwalifikowane, są coraz powszechniej stosowane w dokumentach wydawanych i otrzymywanych przez urzędy. W geodezji jednym z takich dokumentów jest operat geodezyjny, podpisywany przez wykonawcę geodezyjnego oraz przez przedstawiciela organu przyjmującego operat do zasobu. Wraz z rozpowszechnieniem tej technologii pojawiają się jednak pewne wątpliwości związane z jej wykorzystaniem, m.in. z weryfikacją podpisu po wygaśnięciu jego ważności.

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Poświadczony jest specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis. Certyfikat ważności wydawany jest na czas określony – rok, dwa lub trzy lata. Po tym czasie jego ważność wygasa, ale można ją przedłużyć.

Walidacja podpisu polega na sprawdzeniu przy użyciu dostępnych informacji, czy podpis elektroniczny spełnia wszystkie wymogi kwalifikowanego podpisu elektronicznego – jeśli tak, to walidator zwraca wynik pozytywny. Podczas weryfikacji dokumentu podpisanego podpisem, którego certyfikat wygasł, otrzymamy jednak komunikat z informacją o problemie z weryfikacją podpisu. Jak postąpić w takiej sytuacji?

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (DzU z 2024 r. poz. 422.):
„Podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu”.

Oznacza to, że ważność certyfikatu w momencie sprawdzania nie przesądza o ważności podpisanego dokumentu. Na ważność podpisu wpływają zasadniczo dwa aspekty:
• techniczny – czy w dniu składania podpis elektroniczny był ważny?
• formalny – czy w dniu składania osoba podpisująca była do tego uprawniona?

Zakładając, że osoba podpisująca miała stosowne uprawnienia, skupmy się na aspekcie technicznym i weźmy jako przykład rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii ws. bazy danych obiektów topograficznych oraz mapy zasadniczej. Po pobraniu dokumentu ze strony Dziennika Ustaw (https://dziennikustaw.gov.pl/D2021000138501.pdf) i otworzeniu w programie Adobe Acrobat otrzymujemy komunikat, że wystąpił problem z co najmniej jednym podpisem. Dalej możemy znaleźć informację, że podpis jest ważny, ale nie można zweryfikować tożsamości osoby podpisującej.


Sprawdzenie, czy podpis był ważny w momencie składania, jest możliwe dzięki znacznikom czasu, które są osadzone w podpisie – data złożenia podpisu musi być wcześniejsza niż data wygaśnięcia certyfikatu.

To, kiedy został złożony podpis możemy sprawdzić w szczegółach podpisu (1) – w tym przypadku był to 30 lipca 2021 r. Sprawdzając certyfikat autora podpisu, możemy natomiast zweryfikować, w jakim okresie był on ważny (2) – tu od 6 listopada 2020 r. do 6 listopada 2022 r. W związku z tym w momencie podpisania certyfikat był ważny i nie ma podstaw do kwestionowania ważności tak podpisanego dokumentu.


Analogiczny przypadek – sprawa dotyczyła postępowania przetargowego – rozpatrywała Krajowa Izba Odwoławcza, która potwierdziła powyższą interpretację w wyroku KIO 2505/20 z dn. 20 października 2020 r. Izba, opierając się na ugruntowanej linii orzecznictwa, uznała, że dokument zachowuje swoją ważność także po upływie ważności certyfikatu, chyba że zostaną wykazane okoliczności wskazujące, że dokument nie został podpisany we wskazywanym czasie i o wykazanej treści. Co więcej, KIO stwierdziła również, że: „[…] niewątpliwym jest, że podpis elektroniczny winien mieć możliwość jego walidacji – sprawdzenia. Jednakże zdaniem Izby niezasadnym jest piętrzenie wokół podpisu elektronicznego wymagań przewyższającym wymagania co do podpisów składanych własnoręcznie”.

Odnosząc się więc do pytań, jakie wpływają do redakcji, należy podkreślić, że dokument podpisany w okresie ważności certyfikatu upoważniającego daną osobę do jego składania zachowuje swoją ważność również po upływie ważności certyfikatu. Nie jest zasadne twierdzenie, że certyfikat stanowiący o ważności podpisu w momencie jego złożenia musi być ważny przez cały czas.

Oliwia Horbaczewska