Powiat miński o zaletach elektronicznej wymiany zawiadomień

Od grudnia ubiegłego roku Starostwo Powiatowe w Mińsku Mazowieckim odbiera elektroniczne zawiadomienia o zmianach w księgach wieczystych z wykorzystaniem szyny usług ZSIN. Jakie są zalety i ograniczenia tego rozwiązania, wyjaśnia geodeta powiatowy Marek Ślązak.

Przypomnijmy, że funkcja ta została udostępniona twórcom oprogramowania geodezyjnego pod koniec listopada i na razie wdrożoną ją w systemie e-property firmy Geo-System. Pierwszym użytkownikiem usługi jest powiat miński. W lutym br. dołączył do niego powiat wołomiński, a w tym tygodniu – piaseczyński.

Jak mówi geodeta powiatowy w Mińsku Mazowieckim Marek Ślązak, od uruchomienia tej funkcji 17 grudnia odebrano za jej pośrednictwem blisko 2 tys. zawiadomień, które w znacznej części zostały już przetworzone, wprowadzono na ich podstawie zmiany w EGiB i przesłano potwierdzenia do ZSIN i Ministerstwa Sprawiedliwości. Pobrane z Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych za pomocą szyny usług ZSIN elektroniczne zawiadomienia z KW automatycznie zasilają system e-property, tj. zakładkę „Dokumenty: podstawa ujawnienia zmian w EGiB”, i są one na bieżąco analizowane pod kątem dokonania aktualizacji danych ewidencyjnych.

„Dużym ułatwieniem jest brak tradycyjnego rejestrowania dokumentów z KW przychodzących pocztą oraz brak konieczności ich przetwarzania do postaci elektronicznej, a następnie »podpinania« skanu dokumentu do zmiany” – tłumaczy Marek Ślązak. „Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę wpisu są bowiem dostępne po zalogowaniu do systemu e-property, w którym dokonywana jest aktualizacja. Mechanizm jest bardzo łatwy w obsłudze, co umożliwia sprawne zasilanie bazy nowymi danymi, lub ewentualnie podpięcie dziennika pod już istniejącą zmianę. Poza tym przy aktualizacji bazy pomocne są dodatkowe funkcjonalności systemu w zakresie np. automatycznego wpisywania numeru księgi wieczystej – operator, wybierając polecenie »wprowadź zmianę na podstawie dokumentu«, przechodzi do jednostki rejestrowej, w której system automatycznie wkleja nowy numer księgi wieczystej, a operator tylko potwierdza zmianę” – wyjaśnia miński geodeta powiatowy.

Zwraca jednocześnie uwagę, że jedną z różnic w stosunku do dokumentów papierowych jest to, że zawiadomienia pobierane za pomocą szyny ZSIN w treści zawiadomienia o zmianach danych dokonanych w KW (o którym mowa w załączniku nr 4 rozporządzenia ws. ZSIN) nie zwierają wniosków i podstaw wpisów w księdze wieczystej. „W związku z brakiem informacji o podstawie zmiany w przypadku bardziej skomplikowanej jednostki rejestrowej, której dane zawiadomienie będzie dotyczyło, konieczne będzie przeprowadzenie analizy wprowadzonych wcześniej zmian, w tym pobranie treści zupełnej KW z EKW, tak aby pozyskać dane, których brakuje w zawiadomieniu z KW, a które są niezbędne w celu poprawnego ujawnienia w bazie EGiB. Z rozmów z twórcami systemu wyciągamy wniosek, że poszerzenie zakresu informacji w zawiadomieniu pozwoliłoby na jeszcze większą automatyzację przy tworzeniu zmian” – wyjaśnia Marek Ślązak.

W ocenie mińskiego geodety powiatowego kluczową zaletą nowej usługi jest usprawnienie pracy starostwa. „Statystki naszego urzędu wskazują, że rocznie wpływało do nas ponad 10 tys. zawiadomień z ksiąg wieczystych w formie papierowej, angażując w pierwszej kolejności biuro obsługi interesanta, które przesyłane dokumenty przetwarzało do postaci elektronicznej. Zastosowanie tego rozwiązania eliminuje tysiące papierowych pism z zawiadomieniami o zmianach w KW, co znacznie usprawnia zarówno cały proces prowadzenia EGiB, jak i obieg dokumentów w urzędzie. Z pewnością dużym ułatwieniem byłoby dodanie do zawiadomienia z KW informacji dotyczących podstawy nabycia, gdyż wyeliminowałoby to analizę dokumentów przed procesem aktualizacji danych ewidencyjnych. Wprowadzenie takich ułatwień i uczytelnienie zawiadomień jeszcze bardziej usprawniłoby prowadzenie i aktualizowanie EGiB” – podkreśla Marek Ślązak.

Jerzy Królikowski

Chcesz być na bieżąco z wydarzeniami w geodezji i kartografii? Zapisz się na newsletter!