Komunikacja z urzędem bardziej elektroniczna

Wczoraj (11 maja) weszły w życie ważne zmiany w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, które mają ułatwić realizację spraw drogą elektroniczną i komunikację obywateli z urzędami.

Jak wyjaśnia na swojej stronie Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, w przypadku korespondencji drogą elektroniczną będzie obowiązywać – tak jak w korespondencji papierowej – zasada dwóch awiz (zawiadomień). Jeśli więc obywatel wybierze drogę elektroniczną, to dostanie zawiadomienie, że odpowiedź czeka w elektronicznej skrzynce podawczej (ESP) urzędu. Jeśli jej nie odbierze, nie trzeba będzie jej wysyłać tradycyjną pocztą (tak jak wymaga tego prawo obowiązujące do 11 maja). Obywatel otrzyma po prostu powtórne elektroniczne zawiadomienie. Po upływie 14 dni od wysłania pierwszego zawiadomienia przesyłka będzie uznawana za doręczoną, a obywatel będzie mógł się z nią zapoznać nawet po tym terminie (co nie jest możliwe w przypadku papierowej korespondencji awizowanej przez pocztę).

Co ważne, już sam fakt wysłania pisma (podania) na ESP urzędu rozpocznie komunikację obywatela z urzędem drogą elektroniczną. Nie będzie już wymagane uzyskiwanie dodatkowej zgody na ten rodzaj komunikacji obywatela z urzędem.

Droga elektroniczna nie oznacza jednak, w większości przypadków, komunikowania się e-mailem. Korespondencja do urzędu powinna być odpowiednio uwierzytelniona (tożsamość piszącego ma być potwierdzona – np. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym albo bezpiecznym podpisem elektronicznym kwalifikowanym certyfikatem), a składający pismo musi otrzymać dowód, że dokument dotarł do urzędu.

By ułatwić obywatelom możliwość poprawnego uwierzytelnienia się, nowa ustawa rozszerza sieć miejsc, gdzie można potwierdzić profil zaufany ePUAP – m.in. o placówki Poczty Polskiej i banki. Profil zaufany ePUAP jest bezpłatny i w wielu przypadkach jest wystarczającą formą uwierzytelnienia się w kontaktach z administracją.

Zdaniem MAC dzięki nowej ustawie obywatelowi będzie łatwiej złożyć e-pismo. Urzędy mają bowiem udostępnić ESP (jeżeli jeszcze tego nie zrobiły), będą miały ponadto obowiązek przekazać ministrowi administracji i cyfryzacji informacje o adresie ESP, a minister udostępni ich listę adresów na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP.

Ustawa zakłada ponadto, że usługi, które można załatwić drogą elektroniczną, mają być udostępniane na ePUAP. Oznacza to, że urzędnicy muszą przygotować nie tylko wzór dokumentu elektronicznego, ale także działający formularz i opis usługi. Zmiana ta powinna sprawić, że obywatele będą częściej korzystali z drogi elektronicznej w załatwianiu spraw.

Źródło: MAC, JK