Przypomnijmy, że w naborze do pilotażu skróconego czasu pracy z zachowaniem wynagrodzenia, zorganizowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, mogli uczestniczyć pracodawcy ze wszystkich sektorów gospodarki. Ostatecznie wnioski złożyły 1994 przedsiębiorstwa i instytucje. Spośród nich komisja wyłoniła 90 pracodawców, którzy przetestują różne formy skróconego czasu pracy. Łącznie w projekcie weźmie udział ponad 5 tys. pracowników, a średnia wartość dofinansowania wyniosła ponad pół miliona złotych.
W pilotażu wezmą udział wydziały zajmujące się planowaniem przestrzennym w następujących jednostkach:
• gmina Dobiegniew (woj. lubuskie);
• gmina Krośnice (woj. dolnośląskie);
• gmina Miastko (woj. pomorskie);
• gmina Michałowice (woj. mazowieckie);
• gmina Mstów (woj. śląskie);
• gmina Nowe Skalmierzyce (woj. wielkopolskie);
• gmina Rawicz (woj. wielkopolskie);
• gmina Suchedniów (woj. świętokrzyskie);
• gmina Trzcianka (woj. wielkopolskie);
• gmina Wleń (woj. dolnośląskie);
• gmina Woźniki (woj. śląskie);
• miasto Leszno (woj. wielkopolskie);
• miasto Malbork (woj. pomorskie);
• miasto Nieszawa (woj. kujawsko-pomorskie);
• miasto Starogard Gdański (woj. pomorskie);
• miasto Ustka (woj. pomorskie).
Do poszczególnych urzędów skierowaliśmy szczegółowe pytania dotyczące programu oraz przewidywanego wpływu na pracę wydziału. Na tym etapie otrzymaliśmy informację, że w z związku z wątpliwościami prawnymi, Urząd Miasta Sieradza podjął decyzję o wycofaniu się z programu.
Warto zaznaczyć, że w Urzędzie Miasta Leszno skrócony czas pracy wprowadzono już w lipcu 2024 r., dzięki czemu możliwa jest ocena pierwszych efektów i funkcjonowania wdrażanych rozwiązań.
• Model skróconego czasu pracy
Podobnie jak w przypadku powiatów, większość gmin zdecydowała się na przetestowanie kilku modeli skróconego czasu pracy. Najczęściej wybierane rozwiązania to:
• 4-dniowy tydzień pracy – gmina Michałowice, gmina Trzcianka (drugie półrocze), gmina Woźniki (drugie półrocze), miasto Nieszawa (drugie półrocze);
• 7-godzinny dzień pracy – gmina Rawicz (pierwsze półrocze), gmina Trzcianka (pierwsze półrocze), miasto Leszno, miasto Nieszawa (pierwsze półrocze, przy zachowaniu jednego dnia 8-godzinnego);
• 6-godzinny dzień pracy – gmina Rawicz (drugie półrocze);
• dodatkowe dni wolne – gmina Krośnice, gmina Miastko (drugie półrocze), gmina Nowe Skalmierzyce (drugie półrocze);
• zmniejszenie liczby godzin w wybrane dni pracy – gmina Miastko, gmina Nowe Skalmierzyce, gmina Suchedniów, gmina Wleń, miasto Malbork;
• modele mieszane – gmina Dobiegniew, gmina Mstów, gmina Woźniki (pierwsze półrocze), miasto Starogard Gdański, miasto Ustka.
Wprowadzony w pierwszym półroczu model hybrydowy w gminie Woźniki bazuje na dwutygodniowym cyklu pracy: w pierwszym tygodniu pracownicy będą pracować od poniedziałku do piątku w skróconym wymiarze 32 godzin tygodniowo, a w drugim – od poniedziałku do czwartku, z wolnym piątkiem. Podobnie gmina Mstów zdecydowała się na wprowadzenie modelu łączącego zmniejszenie liczby godzin w poszczególnych dniach tygodnia ze skróceniem liczby dni pracy w wybranych tygodniach.
Z kolei Urząd Gminy w Dobiegniewie zdecydował się na trzy różne rozwiązania:
• model I – 5-dniowy tydzień pracy z dużą liczbą dodatkowych dni wolnych w okresie wakacyjnym (czerwiec-sierpień);
• model II – zachowany 5-dniowy tydzień pracy z redukcją tygodniowego wymiaru czasu pracy (4 godziny mniej w I półroczu i 8 godzin mniej w II półroczu).
• model III – zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu, w tym docelowo czterodniowy tydzień pracy w II półroczu 2026 r.
• Entuzjazm i obawy
Z otrzymanych odpowiedzi wynika, że w części urzędów, m.in. w Nowych Skalmierzycach i Woźnikach, kierownictwo i pracownicy podchodzą do pilotażu pozytywnie, widząc w nim szansę na lepszą organizację pracy. Rozmowy i ankiety wśród pracowników i mieszkańców na etapie przygotowawczym pozwoliły gminie Suchedniów na wypracowanie optymalnych rozwiązań organizacyjnych, które są obecnie wdrażane w praktyce.
W Trzciance warunkiem przystąpienia do programu było zaangażowanie się samych pracowników w przygotowanie wniosku. Zmobilizowana została grupa osób, którym faktycznie pomysł przypadał do gustu i byli nim żywo zainteresowani. „Praca w urzędzie w małym mieście jest jeszcze atrakcyjna ze względu na swoją stabilność, a nie odstaje aż tak od realiów rynkowych jak w miastach wojewódzkich. Niemniej jednak wartościowych pracowników lub osoby o dodatkowych kwalifikacjach nie łatwo jest utrzymać, ani tym bardziej przyciągnąć. Być może ta forma funkcjonowania będzie tym magnesem” – wyjaśnia sekretarz gminy Trzcianka. Jednocześnie część magistratu wyraża obawy co do wdrożenia w życie tych zmian, głównie ze względu na obecne obłożenie obowiązkami i już odnotowywane okresowe nadgodziny w pracy związane np. z cyklami sprawozdawczymi.
Najczęściej wskazywane przez gminy wątpliwości dotyczą konieczności dostosowania organizacji pracy, zachowania terminowości zadań oraz równomiernego obciążenia pracą przy zmniejszonej liczbie godzin.
Są też propozycje rozwiązań – w Nieszawie pracownicy będą mieli aplikację, która usprawni proces decyzyjny i komunikacyjny między pracownikami. Urząd Miejski w Dobiegniewie wskazał natomiast, że pilotaż zakłada ciągłe, comiesięczne badania ankietowe pracowników, pracodawcy i mieszkańców, więc możliwe będzie monitorowanie ewentualnych odstępstw od założeń i ich korygowanie.
Bez obaw do programu podchodzą gminy Krośnice, Mstów, Rawicz, Wleń i miasto Ustka.
• Wpływ na pracę wydziału
Większość gmin szacuje, że pilotaż nie wpłynie na jakość, terminowość oraz wyznaczanie priorytetów realizowanych zadań, a także obsługę petentów. Zdaniem niektórych gmin nastąpi wręcz poprawa w tych zakresach. „Bardziej wypoczęty pracownik będzie ekonomiczniej pracował z większą motywacją, co przełoży się na zadowolenie klientów urzędu. Krótszy o jeden dzień tydzień pracy lub krótszy czas pracy z dodatkowym dniem wolnym mają zwiększyć produktywność, efektywność i kreatywność pracowników. Trzydniowy weekend pozwoli im zregenerować siły, spędzić więcej czasu z rodziną, co powinno przełożyć się na ogólne zadowolenie, a przez to na jakość świadczących w urzędzie usług” – tłumaczy rzecznik prasowy prezydenta miasta Starogard.
Gmina Wleń zaplanowała szereg działań, które mają usprawnić pracę oraz badanie jakości obsługi klientów w urzędzie. Kupiono narzędzia wspomagające implementację skróconego czasu pracy, w tym:
• multimedialny kiosk do zbierania opinii klientów;
• usługę elektronicznego kalendarza z możliwością umawiania wizyt on-line;
• dostęp do Systemu Informacji Prawnej LEX;
• szkolenia dla pracowników.
Gmina Dobiegniew przewiduje z kolei uruchomienie Punktu Obsługi Klienta, wdrożenie e-usług i EZD oraz aplikacji mobilnej dla mieszkańców – wszystkie te elementy mają zwiększyć dostępność usług i poprawić jakość obsługi mieszkańców. Jak wskazuje zastępca burmistrza, przy skróconym czasie pracy naturalne będzie bardziej precyzyjne planowanie, priorytetyzacja zadań kluczowych oraz ograniczenie zadań o niskiej wartości dodanej i przenoszenie ich w sferę e-usług.
• Wuzetki
Kolejne pytania dotyczyły obłożenia wydziału pracą w związku z wdrażaną reformą planowania przestrzennego. Już rok temu podnosiliśmy temat wzrostu liczby wniosków o wydanie decyzji o warunkach zabudowy – wraz ze wzrostem wiedzy o reformie właściciele działek zaczęli masowo składać wnioski, aby zabezpieczyć sobie możliwość budowy w przyszłości. Na początek zapytaliśmy więc, czy w gminach biorących udział w pilotażu wystąpiła taka sytuacja.
Większość jednostek potwierdziła, że liczba wniosków wzrosła w znacznym stopniu. W gminach Woźniki i Michałowice w porównaniu do ubiegłego roku odnotowano prawie dwukrotny wzrost, a w gminie Suchedniów – prawie trzykrotny. W gminie Nowe Skalmierzyce liczba wniosków wzrosła z około 180 rocznie do ponad 700.
W części jednostek, m.in. gminy Krośnice i Mstów, pokrycie miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego wynosi 100% powierzchni gminy, więc nie są wydawane decyzje o warunkach zabudowy.
• Prace nad planem ogólnym
Zapytaliśmy także, na jakim etapie jest opracowanie planu ogólnego gminy. W momencie zbierania odpowiedzi wszystkie gminy były w trakcie prac, a większość z nich miała już gotowy projekt – zazwyczaj na etapie opiniowania i uzgodnień.
Prawie wszystkie jednostki zdecydowały się na zlecenie opracowania POG firmie zewnętrznej, natomiast pracownicy urzędu przeprowadzają procedurę formalnoprawną. Wyjątkami są gmina Dobiegniew, gdzie opracowaniem projektu zajmuje się zespół składający się z pracowników urzędu i z zewnętrznej firmy, oraz gmina Michałowice, która jako jedyna przygotowuje projekt samodzielnie.
Większość gmin zapewniła, że skrócony czas pracy nie będzie miał wpływu na terminowość opracowywania dokumentów planistycznych. Jak podkreśla kierownik gabinetu prezydenta miasta Leszna, skrócony czas pracy nie zmienia obowiązujących terminów ustawowych, jednak w praktyce oznacza konieczność realizacji skomplikowanych i wieloetapowych procesów planistycznych w bardziej napiętych ramach czasowych. Wymagać to będzie stałego monitorowania postępów prac oraz zwiększonej kontroli jakości, aby uniknąć błędów wynikających z presji czasu.
Jednej z gmin udało się już przyjąć POG – plan ogólny miasta Starogard Gdański został opublikowany w dzienniku urzędowym 8 stycznia br.
Obecnie tylko gminy Wleń, Mstów, Nowe Skalmierzyce, Suchedniów, Miastko i Rawicz nie mają jeszcze opublikowanego projektu POG w swoich biuletynach informacji publicznej.
• Czas na sprawdzenie założeń w praktyce
Testowanie skróconego czasu pracy rozpoczęło się 1 stycznia i potrwa do 31 grudnia 2026 r. Podsumowanie realizacji projektu ma nastąpić najpóźniej do 15 maja 2027 r. – jest to ostateczny termin przekazania do ministerstwa sprawozdań i ankiet pracodawców i pracowników. Więcej o efektach będzie można powiedzieć po zakończeniu pilotażu.
